Das System besteht aus zwei Hauptkomponenten: 1) Der Transponder (Träger des Codes) ist dem Objekt zugeordnet und dient seiner Identifizierung. Ein Transponder enthält keine Batterien und wird von einem Gehäuse hermetisch versiegelt um gegen Umwelteinflüsse geschützt zu sein. Er ist völlig wartungsfrei und besitzt im Prinzip eine unbegrenzte Lebenszeit.

Der permanent in den Transponder einprogrammierte Code ist einzigartig, fälschungssicher und kann nicht verändert oder gelöscht werden. Typisch bei der Verwendung mit Tieren ist, dass der Transponder in einer sterilen Verpackung mit Injektionsnadel geliefert wird.

2) Das Lesegerät aktiviert dem Transponder mittels eines elektromagnetischen Feldes, das von seiner Antenne ausgesendet und vom Transponder beantwortet wird. Das empfangene Signal wird vom Lesegerät bearbeitet und in Code umgesetzt.

Es stehen kompakte tragbare Lesegeräte zur Verfügung, die batteriebetrieben sind und eine zweizeilige LCD Anzeige mit 64 Kb Speicherplatz besitzen. Ferner stehen stationäre Lesegeräte zur Aufnahme umfangreicherer Codes zur Verfügung. Die berührungsfreie Kommunikation zwischen Transponder und Lesegerät findet induktiv mittels eines polarisierten niederfrequenten magnetischen Feldes statt.

Durch Phasenmodulation und einen integrierten Prozesses zur Fehlerkorrektur wird eine vertrauenswürdige störungsfreie und schnelle Code-Übertragung gewährleistet.

Die Integration in die Software-Umgebung des GCRS erlaubt einen besonders effektiven Einsatz des Transponders.

Prozesse wie das einscannen eines Tieres, das Auffinden eines Käfigs in der die GCRS Datenbank oder auch die Lokalisierung eines Tieres im GCRS System sind Routinevorgänge, die wiederum in viele weitere Geschäfts-Funktionen des Systems eingebunden sind. Dies macht GCRS sehr effizient.

Die Identifizierung durch Transponder kann nicht nur in Prozessen wie Umzug oder Transfer genutzt werden, sondern auch bei der Qualitätssicherung wie zum Beispiel dem Überprüfen einer Käfigkarte mit dem Käfiginhalt oder der Position des Käfigs.

Durch eine solche elektronische Kontrolle kann der Manager einer Tierversuchsanstalt im Vergleich zu Institutionen ohne Transponder-Integration Anwendungs-Fehler drastisch vermindern.